财务制度

为促进学校发展，保障各项经济行为规范有效，依据国家相关法律法规，结合学校实际情况规范日常业务支出行为，维护学校及教职工相关的合法权益，特制定本制度。具体内容如下：

一、报账类型及审批流程

（一）报账类型

1.个人借款、预付款项

2.日常费用类：差旅费、交通费、招待费、劳务费、运营费用（水电、通讯、外包服务费等）、工资薪酬福利类等

3.采购类：维修费、租赁费、存货、固定资产等

4.教学科研经费类：教学改革费用、大学生创新费用、科研经费等

5.代收代支类：详见《湖南涉外经济学院代收代支项目结算管理办法》

（二）审批流程

1.个人借款及预付款项、日常费用类、采购类：

经办人/报账人→本部门负责人→分管校领导→交计划财务处会计

2.教学科研经费类：

经办人/报账人→项目负责人→业务分管部门负责人→分管校领导→交计划财务处会计

二、报账规范要求

（一）附件要求

（二）合规要求

1.票据真实合法。必须是国家税务部门监制的正规发票（国家税务总局发票网站可查询的发票）或财政部监制的行政事业性收据，非正规发票不得使用。

2.票据开具规范。发票的开票日期、付款单位名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号、经济业务内容、规格型号、数量、单价、金额、收款单位名称、发票专用章等，项目内容齐全准确，印章清晰，不得涂改毁损。

3.发票附件要求。如发票内容为“详见销货清单”、货物内容为“办公用品”“食品”等大类名称或数量为“一批”时，必须后附税控系统清单，同时所盖印章要与发票印章相一致，且清单不允许有撕毁、涂改痕迹。

4.合同清单要求。签订合同的物资清单（税控系统销货清单）与合同约定物资清单及入库单相一致；未签订合同的物资清单与入库单物资保持一致。清单物资和入库单（或合同）物资计量单位不同时，清单需注明规格型号。

5.票据的相符性。票据的内容和所开展的活动必须相符，票据日期和相关活动日期必须一致，不得以其他形式的发票代替。

（三）其他要求

1.报账凭证的要求。学校采购部门支付的费用应采用对公转账支付，有必要对私支付且支付金额在2,000元（含）以下的，需提供付款依据（POS刷卡记录、付款转账截图等）；学校其他部门在个人报销时支付金额在10,000元（含）以上的，需提供付款依据（POS刷卡记录、付款转账截图等）。

2.单据的时效性。提交票据到财务处时，票据的事项申请单有效期应距离单据关闭日期至少20个工作日；个人借款、预付款项在冲账时事项申请单有效期应距离单据关闭日期至少20个工作日；涉及材料入库以及固定资产入库的票据需在系统内维护或暂估入库完毕。

3.业务定期反馈。每年的8月31日、12月31日、2月28日，招采中心应将在此日期前已经签订但未履行完毕的合同（二十万以上），按合同事项计提工程进度，并需在次月5日前将《合同项目进度计提汇总表》提供至计划财务处。

4.个人借款的要求。个人借款严格遵循“前账不清，后账不借”的原则。办理借款时经办人需持签字齐全的借支单及事项申请单，借款人应在借支单上注明预计还款日期，最长不得超过业务活动结束后的一个月，并签名承诺。

5.归还个人借支要求。对于在预计还款日期未归还的借支款项，计划财务处通过电话、信息、口头告知借款人将从下月工资中扣除未归还的借款，如果催收后仍未归还的，从下月起从工资中扣除，至借款还清为止。如至年末仍未结清者，将从借款人的其他应付款项中继续扣除，直至还清。如果因特殊原因，借款人无法在预计还款日归还借款的，应由借款人出具书面报告，说明其不能按时归还的原因及再次预计归还时间，并请其分管校领导及财务分管校领导签字同意。

6.预付款项要求。需进行预付款的事项，经办部门应办理预付款手续，并负责收回相应的票据。以预付款形式已将款项支付到对方单位，但未取得票据办理报账的，经办人应以付款日期为准，1个月之内收回票据，未回收的按“借款未归还”的相应要求处理。

（四）填写及粘贴要求

1.填制报账单据时，单据上所有申请人和审批人的签名均不得连笔或盖章，所填写字迹必须清晰、工整、准确。

2.票据必须用胶水粘贴，不能使用订书钉。从左到右，从上到下，从小到大顺序粘贴，不能超过粘贴单（A4纸-横向）的范围，并在每张粘贴单上备注附件张数。原始单据大于粘贴单四周的，要将超出部分以粘贴单为齐单张折叠。对于发票的重要信息（如金额、发票内容等）在粘贴时必须保证不影响审核需求。

3.票据需按报账事项，一事一贴，按粘贴单大小平整粘贴。同一事项票据较多，分开粘贴。同一事项不同客商的按客商不同分开粘贴报账。从同一客商购入已签订合同物资与未签订合同物资分开粘贴报账。同一事项报账时物资单据和费用单据分开粘贴报账。

4.含有入库单的，发票和入库单对应粘贴，按照“发票→发票清单→入库单→验收单等附件等”的顺序粘贴；如入库单张数较多，应以每个入库单与对应的发票分别按照以上顺序要求粘贴，不可多个入库单混乱粘贴。

5、所有单据横向打印，借款及预付款使用借支单，对公银行账户付款使用付款审批单，对校内个人银行账号付款使用费用报账单；涉及相关费用的还需填写相应的差旅费报销表、交通费报销表、招待费报销表、教职工和非教职工劳务发放表。

三、票据传递及付款时限

（一）票据的传递

1.传递时间。每周一至周三为计划财务处接收已完成签批票据的时间；合同类以《付款计划表》要求为准的，每月5日为提交时间，如遇节假日顺延；如有其他结算要求的，以计划财务处通知为准。

2.传递手续。报账申请人到计划财务处办公室提交票据时，需要与财务人员进行票据核对并填写《票据付款交接表》进行登记。

3.退回票据。不符合要求需要退回的票据，在付款时限内退回，并按重新受理签收的第二个工作日再次开始计算。

（二）付款时限

1.付款时限以计划财务处登记签收日期的第二个工作日起计算，计划财务处受理签收后15个工作日完成付款，个人借款、预付款项计划财务处应优先处理。

2.对于涉及学校安全稳定、关于教职工及学生的突发紧急事件、其他需急办事件的付款不受此限制，可单独沟通，按实际需求处理。

3.如计划财务处无法按照上述约定时间报账付款时，计划财务处应提前与报账人沟通相关事项并约定延迟时限。

四、付款原则及方式

（一）严格执行现金管理规定，除特殊情况外不予支付现金。

（二）供应商款项通过银行转账方式转入供应商的对公银行账户。

（三）员工借支或费用报账通过网银方式转入员工工资卡内。

（四）支付外单位个人劳务报酬(讲座费、专家咨询费等)，由计划财务处代扣代缴税款后转入对方名下银行卡内。

（五）学生活动奖励及劳务费用等通过网银方式转入学生名下银行卡内。

五、其 他

1. 财务报账依据为计划财务处及学校相关主管部门最新颁布的制度为标准；未明确标准的项目以预算申请金额为上限，不得超额执行。

2. 如计划财务处未按本规定执行的投诉建议可直接向财务部门负责人或分管校领导反馈。

3. 本制度根据建议和实际工作的需要，原则上每年修订一次，如无更新的必要，则以颁布时间最晚的版本为准执行。

   本制度由计划财务处负责解释和修订。